Board Secretary

at Helping With Furniture (view profile)
Location 5350 Canotek Rd Unit 9
Date Posted Sep 16
Category Interconnected Community
Opportunity Type Volunteer
Subject Area Organizational management
Estimated time (hours) 1-2 hours a week
Targeted Skills Strong organisational; computer and communications skills

Description

POSTE : SECRÉTAIRE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

 

Poste

 

Le ou la secrétaire, qui est également un administrateur du conseil d'administration, travaille en collaboration avec la présidente, la vice-présidente et la trésorière du conseil d'administration d'Aidons avec des meubles (HWF). Le ou la secrétaire est chargé de documenter les activités administratives de HWF, de tenir les dossiers et d'organiser les réunions.

 

Tâches

 

  1. Environ une fois par mois, et selon ce que décide le conseil d'administration, convoquer et organiser les réunions du conseil :
  • aviser les administrateurs de la tenue des réunions;
  • préparer et distribuer l'ordre du jour et les documents annotés des administrateurs.
  1. Consigner et faire circuler les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration. Une fois les procès-verbaux approuvés, les classer dans Google Docs.
  2. Préparer et recevoir la correspondance de HWF comme il a été décidé avec la présidente. Assurer la tenue de toute la correspondance de l'organisation et de ses membres dans Google Docs afin que les membres du conseil puissent y avoir accès.
  3. Travailler en étroite collaboration avec la présidente du HWF en vue de répondre à ses besoins et au fonctionnement quotidien de HWF.
  4. Convoquer et organiser l'assemblée générale annuelle d'Aidons avec des meubles, avec l'aide des autres administrateurs du conseil et en respectant les règlements à cet égard.
  5. Tenir un calendrier des activités de l'organisation.
  6. Tenir à jour les documents constitutifs de HWF, sur papier et sur support électronique, dans Google Docs.

 

Tâches supplémentaires au besoin

-          Politiques et procédures : Le conseil d'administration a établi un ensemble de politiques pour l'organisation et le révise régulièrement. Le ou la secrétaire peut être appelé à préparer et à distribuer ces politiques.

 

-          Plan stratégique : Vers la fin de chaque année civile, le conseil fait part de ses réalisations par rapport à son plan stratégique annuel, puis établit un nouveau plan pour l'année suivante, avec l'aide des membres de HWF. Le ou la secrétaire peut diriger l'organisation des activités de consultation, de planification, de rédaction et de révision du prochain plan stratégique.

 

 

 

Compétences et expérience requises

 

-          Pouvoir travailler en équipe

-          Communiquer de façon efficace

-          Détenir d'excellentes compétences organisationnelles

-          Avoir à cœur la collectivité, vouloir faire une différence et avoir une certaine connaissance des nombreux défis auxquels un grand nombre de personnes sont confrontées

-          Détenir de l'expérience au sein d'un conseil d'administration serait un atout.

 

Nombre d'heures à consacrer à ce poste

Le ou la secrétaire participe aux réunions du conseil d'administration qui se rencontre chaque mois, pendant deux à trois heures. Il ou elle doit par la suite consacrer quelques heures à rédiger le procès-verbal. En tout, il faut consacrer quelques heures par semaine pour accomplir les tâches de ce poste.

 

POSITION: BOARD SECRETARY

 

Position:

The Secretary is the Director of the Board, and part of the Board’s Executive, together with the President, Vice-President, and Treasurer. Overall, the Secretary is responsible for documenting the business activities of HWF, maintaining files, and organizing meetings.

 

Tasks:

  1. At the Board’s decision, calls and organizes all Board Meetings:
  • advises directors of the meetings and;
  • prepares and distributes agendas and material with directors’ input.
  1. Records, circulates, finalizes, and files Board Meeting minutes. Once approved, save minutes in in Google Docs.
  2. Prepares and receives HWF correspondence as decided between the President and the Secretary.
  3. The work of the HWF Secretary will generally respond to the needs of the President in the daily running of HWF.
  4. When the Board decides, calls and organizes, with other directors’ assistance, an Annual General Meeting:
  5. Maintains a calendar of activities for the organization.
  6. Performs activities required by Corporations Canada, including but not limited to: annual filing, changes to director information, and changes to corporation address.

Supplementary Tasks as agreed and as required:

-          Policies & Procedures: The Board of Directors has developed, and will regularly review, a set of policies for the organization. The Secretary may assist with the preparation and distribution of these policies.

 

-          Business Plan: Toward the end of each calendar year, the Board reports on its achievements that year against the current year’s business plan, and then develops a plan for the following year, with consultation and input from HWF members. The Secretary may lead the organization of that reporting, consultation, and planning, and the writing and editing of next business plan.

 

Skills, experience and qualifications required:

-          Ability to work in a team setting;

-          Good communication skills;

-          Excellent organizational skills;

-          Passionate about community, wanting to make a different and awareness of the challenges faced by many in our community and;

-          Board experience would be a plus.

Time Commitment:

The Board meets monthly for approximately 2-3 hours plus a few extra hours are required after each Board meeting to finalise the minutes. Over all the position requires a commitment of a couple of hours a week most weeks.

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